6.8 Bukan Sekadar SOP

Saya perhatikan di media sosial sana, ramai yang mengingatkan bahawa membangun sistem pengurusan itu hanyalah dengan menulis SOP. Sudah mempunyai SOP itu dah dikira sudah mempunyai sistem.

Dari pengalaman saya, tidak, sistem pengurusan bukan sekadar SOP.

Sistem pengurusan bermula dari pihak yang paling atas sehinggalah pihak yang paling bawah. Bermula dari proses yang paling awal sehinggalah proses yang paling akhir. Ia merangkumi semua. SOP hanya sebahagian sahaja daripada sistem berkenaan.

Sistem itu termasuklah visi dan misi syarikat, matlamat syarikat, kualiti produk syarikat, prosedur, SOP, borang-borang, jadual, manual dan sebagainya. Semua dokumen ini perlu diberi nombor bersiri, bukan sekadar ditulis begitu sahaja, malah perlu dikawal dokumennya.

Saya beri contoh jabatan saya ya. Di pihak atasan sekali ada prosedur. Prosedur ini memasukkan kesemua jabatan di dalam syarikat termasuk Jabatan Sumber Manusia, Jabatan Akaun, Jabatan Teknologi Maklumat, semua jabatan, bukan bahagian Operasi sahaja.

Kemudian baru turunnya SOP. Di bawah SOP pula ada manual.  Selain daripada itu, semua jabatan kena ada matlamat. Contohnya di bahagian operasi kilang saya, berapa pengeluaran dalam sebulan, berapa peratus yang perlu dihasilkan tanpa dipulangkan semula oleh klien.

Di jabatan saya pula, saya ada jadual ujian dibuat, jadual yang menunjukkan pukul berapa dan apa ujian yang dibuat. Jadual ini pun ada nombor siri ya. Kemudian borang-borang keputusan ujian makmal yang kami lakukan, semuanya perlu ada nombor siri.

Jadi ia bukan sekadar membuat SOP sahaja, ia adalah keseluruhan sistem.

Apa-apa pun anda memang kena menguasai sistem itu sendiri iaitu sistem pengurusan ISO 9001 ini. Jika anda benar-benar ingin menguasainya, anda pergilah ke kursus-kursus yang dianjurkan di luar sana seperti dari SIRIM dan sebagainya.