10.6 Staf Sangat Pemalu

Ada seorang staf saya ini, sangatlah pemalu. Lelaki, bukan perempuan ya. Staf perempuan saya pun kelihatan lebih ganas daripada staf ini.

Semasa temuduga memang tidak terlalu nampak sifat pemalunya. Apabila staf ini sudah masuk bekerja barulah terserlah sifatnya itu.

Tetapi pada saya tiada masalah.

Asalkan kerja dibuat dengan elok dan faham arahan saya ia sudah memadai. Cuma untuk staf ini ke peringkat ke seterusnya, saya kena hilangkan sedikit sifat malunya itu. Memang perlu dilatih.

Sayangnya staf ini tidak bekerja lama dengan saya. Tidak tahulah mengapa staf ini berhenti. Oh, baru saya teringat, tidak silap saya katanya ingin membantu keluarganya dengan kerja kampung di sekitar rumahnya. Rumahnya di kawasan kampung. Agaknya keluarganya ada melakukan kerja tersebut dan perlukan bantuannya. 

Apa yang sedihnya, tidak silap saya setahun selepas staf ini berhenti saya mendapat berita bahawa staf saya yang pemalu ini sudah meninggal dunia kerana kemalangan motosikal. 

Ya Allah, rasa berdegup jantung ini. Terkejut saya dibuatnya. Ini kerana walaupun dia seorang yang pemalu dan tidak banyak bercakap, kami masih lagi mengingatinya sebagai salah seorang staf yang pernah bekerja dengan kami.

Jadi topik ini saya khaskan untuknya. Harap yang membaca kisah ini dapat mengirimkan bacaan Al-Fatihah kepadanya. Terima kasih saya ucapkan. Al-Fatihah. 

8.9 Kepercayaan Adalah Kerjasama, Kerjasama Adalah Kepercayaan

Pada bab sebelum ini, saya ada membincangkan mengenai menjadi kubu kuat untuk staf anda. 

Menjadi kubu kuat itu bak seperti memberitahu orang luar bahawa anda dan staf-staf anda adalah saling mempercayai.

Iya, saling mempercayai itu juga kerjasama. Mana mungkin untuk bekerjasama dengan utuh jika tiada kepercayaan yang sepenuhnya.

Mana mungkin untuk menjadi kubu kuat kepada staf anda jika anda sendiri yang tidak yakin dan percaya bahawa staf anda itu boleh melakukan sesuatu kerja itu. 

I trust in you, you trust in me, we trust each other. Then we are in one team.

7.5 Agih Tugas Biar Seimbang

Pengagihan kerja kepada staf adakalanya nampak senang tetapi sebenarnya perlu berhati-hati. Harap jangan diulang kesilapan saya ini.

Saya selalu memberikan satu tugas ini kepada salah seorang penyelia saya. Tugas melatih orang baru. Kerana apa?

Kerana penyelia tersebut adalah seorang yang teliti dan kemas serta sangat pandai melatih orang baru.

Namun saya tidak perasan, kerana saya sering meletakkan orang baru di dalam syifnya menyebabkan kerjanya lebih banyak kerana orang baru tidak lagi boleh membuat ujian makmal sebaik orang lama. Perlu sentiasa dipantau, perlu sentiasa diperhati.

Boleh kata ianya adalah kerja tambahan kepada penyelia saya yang seorang ini.

Memanglah dari sisi saya sebagai eksekutif, saya senang hati apabila penyelia ini melatih staf baru. Namun saya tidak nampak dari sisi staf saya yang penyelia ini sehinggalah suatu hari dia menyatakan ketidakpuashatiannya itu.

Terus tersedar dari lamunan. Betul juga apa yang dikatanya.

Memang, anda akan rasa seronok apabil tugas diagihkan kepada staf anda yang pakar dalam bidang tertentu. Namun harus diingat supaya tidak terlalu mengharapkan staf anda yang seorang itu sahaja.

Agihkan tugas secara seimbang kepada semua staf. Jika boleh, biar setiap seorang dari staf anda merasai setiap tugas yang anda agihkan.

10.9 Berpengalaman Atau Tiada Pengalaman?

Risaukah dengan staf yang tidak mempunyai pengalaman? Semuanya perlu ditunjuk, semuanya perlu diajar, perlu dipantau setiap masa.

Berpengalaman atau tiada pengalaman, pada saya itu perkara kedua. Ingat ya, walaupun staf itu mempunyai pengalaman dalam sesuatu bidang namun setiap tempat kerja caranya berbeza. Sistemnya berbeza. Orangnya berbeza. Jadi pastilah semuanya berbeza.

Sudah tentunya apabila berhadapan dengan perkara yang berbeza ini, ia mengambil masa untuk diadaptasikan.

Ramai eksekutif yang menyangka apabila mengambil staf yang banyak pengalaman, kerja akan jadi lebih mudah. Ya, tidak salah anda berfikiran begitu. Namun harus diingat, mereka juga memerlukan masa untuk berkenalan dengan orang baru, dengan jabatan baru, mengenal perangai orang baru, mengenal sistem yang digunakan dan pelbagai lagi tugasan yang baru pada mereka walaupun mereka sudah mempunyai banyak pengalaman sebelum ini di tempat kerja lama mereka.

Mungkinlah mereka ini akan cepat belajar berbanding staf yang tiada pengalaman langsung.

Jadi berpengalamankah atau tiada pengalaman, mereka masih perlu ditunjukajar. Staf tidak pandai buat kerja kerana mereka mengambil masa untuk belajar. Seperti yang saya katakan di atas tadi, semuanya sudah baru, jadi kenalah belajar benda yang baru.

Walaupun mungkin prosesnya sama, contoh staf dari kilang gula bekerja juga dengan kilang gula, pada saya, memang akan mengambil sedikit masa untuk staf tersebut pandai dan mahir melakukan kerja di tempat baru.

Kesimpulannya, pada permulaan bekerja, semua staf akan tidak pandai dan mahir dalam melakukan tugasan mereka. Jadi anggapan bahawa staf yang berpengalaman ini akan terus dapat melakukan kerjanya dengan mahir dan tidak perlu dipantau, pada saya, anggapan yang perlu dibetulkan. Tidak semua staf terutama yang berpengalaman tup tup masuk kerja sudah boleh melakukan semua kerja yang diarahkan dengan jayanya tanpa pantauan dari anda.

Apa yang penting anda perlu berlapang dada. Tidak perlulah mengutuk staf anda yang baru masuk bekerja walaupun staf itu sudah berpengalaman dalam bidangnya. Semuanya memerlukan masa.

8.7 Bersama Merasai Kekalahan

Pasukan yang baik bukan sahaja bersama-sama semasa di waktu kemenangan sahaja, namun tetap bersama-sama apabila sedang mengalami kekalahan juga.

Bak kata pepatah, cubit paha kiri, paha kanan pun terasa juga.

Teringat saya kepada satu peristiwa yang saya tidak boleh nyatakan di sini yang melibatkan diri saya dan keputusan bos saya. Bos saya yang terakhir ini pada saya telah membuat satu keputusan yang sangat mengecewakan saya. Saya ingatkan staf saya tidak mengetahuinya namun entah bagaimana berita itu sampai juga ke pengetahuan mereka.

Sedih, memang sedih. Rupanya bukan saya sahaja yang bersedih, mereka pun sama kecewa dan bersedih.

Memang saya tidak sangka yang staf saya pun akan turut merasai kesedihan itu. Iyalah, kerana ia melibatkan saya seorang, bukan mereka. Mereka masih lagi boleh bekerja seperti biasa. Begitu juga dengan saya, cuma dengan keputusan bos saya ini, mungkin akan terganggu sedikit perjalanan kerja saya.

Terasa seperti berada di dalam pasukan bola sepak pula. Apabila salah seorang pemainnya mendapat kad kuning atau kad merah, pemain yang lain di dalam pasukan pun turut merasa bahangnya.

8.10 Saling Melengkapi Dan Menyayangi

Saya suka sangat melihat ketika pertukaran syif antara staf-staf saya. Apabila staf saya saling pesan memesan antara satu sama lain, saling bertanya khabar, saling bergurau senda. Antara momen yang saya sangat suka selama saya bekerja.

Bukan sekadar masuk kerja dan balik kerja sahaja. Kadang ada staf yang balik lambat sedikit kerana berborak dengan staf syif seterusnya. Bukanlah borak apa pun, mungkin ada hal penting yang dibincangkan.

Pada saya, saya sangat seronok melihat staf-staf saya sebegitu. Mesra antara satu dengan yang lain. Seingat saya, sepanjang saya bekerja, tiada pula pergaduhan besar di antara staf. Tidak puashati sedikit-sedikit tu pasti ada, namun saya lihat memang tiada kes yang serius hingga boleh meretakkan hubungan sesama staf.

Seronok rasanya apabila kita mempunyai suasana bekerja sebegitu. Hendak datang kerja pun rasa seronok. Tidak dinafikan seringkali juga staf dari jabatan lain yang menyatakan keinginan bekerja di jabatan saya namun tidak semudah itu.

Kesimpulannya sifat saling melengkapi dan saling menyayangi ini memang menjadi satu elemen penting dalam membina pasukan idaman.

Saya sudah pun mendapat pasukan idaman saya, anda bila lagi?












Support each other

10.10 Staf Tak Buat Kerja

Sebelum ini saya ada jelaskan juga mengapa staf tak buat kerja mereka dan saya ada menyatakan mengenai skop kerja.

Bagaimana pula jika anda telah memberitahu skop kerja mereka namun mereka masih lagi tidak memahami dan membuat kerja mereka apa yang sepatutnya.

Maknanya di sini mereka tidak dapat lagi gambaran sepenuhnya atas apa yang perlu dibuat. Jika dalam kes sebegini hendak tak hendak anda mestilah meminta mereka mencatat apa yang mereka lakukan setiap hari. Pukul berapa mereka buat apa, pukul ini mereka buat apa.

Memang, nampak macam ish, kena sampai buat macam itukah? 

Bukan sampai tahap macam itupun sebenarnya saya pun buat kepada staf saya. Setiap penyelia saya kena buat ya, kena tulis pukul berapa mereka buat apa, pukul itu ini mereka buat apa.

Memang, apa yang mereka lakukan setiap hari adalah lebih kurang sama sahaja, namun ia perlu ditulis. Tambah lagi dengan adanya sistem ISO, itu adalah rekod yang menunjukkan bukti apabila sesuatu kes terjadi.

Nampak seperti benda remeh, benda melecehkan namun itulah yang menjadi penyelamat anda, rekod itu.

Ini juga menjana disiplin dalam diri staf anda. Cuba dahulu kerana saya sudah mempraktikkannya dan ianya berkesan.

9.10 Bomba, Anda Di Mana?!

Bayangkan situasi ini. Situasi di mana apabila anda menghubungi bomba tetapi mereka tidak tahu hendak pergi ke tempat anda? Sesat entah ke mana.

Akhirnya bila bomba sampai sahaja di tempat kejadian,  rumah pun sudah hangus terbakar, punah semuanya. Lalu anda pun memarahi dan melepaskan geram anda kepada anggota-anggota tersebut mengapa mereka lambat datang.

Kasihan anggota bomba itu. Entah-entah bukan salah mereka. Entah-entah ianya salah anda kerana memberi maklumat kedudukan rumah anda yang tidak tepat.

Begitulah juga bila anda memberi arahan kepada staf anda. Apabila dalam keadaan tergopoh-gapah, dalam keadaan yang hendak cepat, arahan yang diberikan mungkin tidak jelas. Jadi tidak perlualah nak marah sangat pada staf jika arahan anda pun tidak jelas. 

Iya, saya faham, dalam keadaan tergesa-gesa memanglah nak menyebut sebutir-sebutir patah perkataan itu memang payah. Anda pun ketika itu mungkin mengharapkan staf anda tahu apa yang perlu dibuat padahal staf anda pun tidak tahu apa yang perlu dibuat. 

Oleh sebab itulah jika kita perhatikan anggota bomba biasanya mempunyai latihan kecemasan. Mereka akan melakukan latihan kecemasan secara berkala supaya setiap anggota tahu apa yang perlu dilakukan apabila sesuatu kejadian kecemasan itu berlaku. Ini, anda pun tiada latihan kecemasan mahu lagi marah-marah staf. 

9.9 Mari Menjadi Cikgu

Menjadi bos ini kadangkala perlu juga menjadi seperti seorang cikgu. Memberi arahan seperti seorang cikgu. Membuat pembetulan seperti seorang cikgu.

Topik kali ini lebih kepada membuat laporan. Kadangkala staf ni, anda cakap berulangkali mengenai sesuatu kesalahan pada laporan yang dibuatnya, pun mereka masih lagi membuat kesalahan yang sama.

Penat bercakap kan? Penat nak memperbetulkan kesalahan yang sama, kan?

Tidak perlu penat wahai anda, tidak perlu penatkan mulut anda untuk bercakap. Kali ini anda penatkan pula tangan anda. Tanda di mana kesalahannya bak seperti seorang cikgu. Ha, cikgu kan dia tanda sana, tanda sini, bulatkan sana, bulatkan sini.

Daripada anda sakit hati bercakap sampai mulut berbuih-buih, baik anda cuba cara ini pula. Cara ini juga dibuat oleh bos-bos saya untuk membetulkan laporan saya sebelum diedar ke jabatan lain.

Mudah sangat kerja apabila adakalanya anda tidak perlu bercakap pun, hanya diam, tunjuk dan tulis. Hati senang, tenaga pun jimat tidak perlu dah nak membebel.

6.10 Setia Pada Yang Satu

Apabila sistem sudah dibangunkan dan anda sudah melaksanakannya buat beberapa ketika, pada saya tidak perlulah asyik bertukar sistem apabila anda merasakn bahwa sistem itu kurang berkesan.

Beri tempoh masa, semak semula mana yang perlu ditambahbaik. Cuma pada saya tidak perlu ditukar keseluruhan sistem. Buat penambahbaikan mana yang anda rasakan ada kekurangan. Kadang-kala bukan sistem yang salah namun cara kita melaksanakannya.

Cuba lihat rakan sekerja lain atau syarikat lain bagaimana mereka melaksanakannya. Nasihat ini sebenarnya lebih kepada pemilik bisnes sebab mereka mempunyai kuasa untuk menukar sistem sesuka hati.

Apa yang penting pada cari cara untuk penambahbaikan berbanding ditukar semuanya terus.

Bukan mudah hendak menukar keseluruhan sistem terus. Perlukan masa dan tenaga. Bukan sahaja masa dan tenaga anda, tetapi masa dan tenaga staf anda juga.

Pendapat saya sistem pengurusan ISO 9001 ini memang yang terbaik kerana ia merangkumi semua aspek. Anda pun tidak perlu membuang masa untuk memikirkan sistem lain untuk dipraktikkan. Ia memang sudah tersedia di depan mata anda.

7.9 Itu Atau Ini

Semasa mula-mula bertanggungjawab sepenuhnya ke atas makmal saya selepas ketiadaan senior saya, saya boleh katakan perasaan saya gembira bercampur gelisah. Ini kerana makmal itu kini sepenuhnya di bawah jagaan saya.

Sayalah yang perlu membuat keputusan dan sepenuhnya perlu bertanggungjawab atas semua keputusan yang saya ambil. Memang sangat gelisah. Silap membuat keputusan mahu kena bambu dengan bos di dalam mesyuarat.

Perkara ini disedari oleh bos pertama saya dan seperti mana yang pernah saya ceritakan sebelum ini, saya dengan rela hatinya dan atas saranan bos saya itu juga, beliau pun mendaftarkan saya untuk mengikuti seminar mengenai membuat keputusan ini, Decision Making. Alhamdulillah, seminar itu memang sangat membantu saya.

Membuat keputusan menjadi lebih mudah apabila tahu caranya.

Saya juga sentiasa berpegang kepada perumpamaan 'berani buat berani tanggung'. Jadi apa sahaja keputusan yang dibuat oleh saya, saya perlu memikirkan juga adakah saya berani menanggungnya. Sejujurnya atas situasi tertentu, memang saya perlu berani. Tidak bolehlah semuanya saya merasa takut untuk menanggungnya.

Keberanian itu diperolehi sedikit demi sedikit apabila tahu caranya untuk menanggung akibat dari sesuatu perbuatan itu. Apa yang perlu dibuat untuk menanggungnya dan apa yang tidak perlu dibuat. Seolah-olah saya sudah menganalisa akibat dari keputusan itu dan bersedia untuk menanggungnya.

Membuat keputusan, ia suatu kemahiran yang boleh dipelajari.

Ianya bukan sekadar menjadi berani secara membuta-tuli. Ia perlu dipelajari dan dimahirkan oleh semua eksekutif. Terutama sekali kepada pemilik bisnes, anda perlu sangat mahir akan kemahiran ini.

7.10 Pemimpin Akan Menghasilkan Pemimpin

Pemimpin yang sebenar akan menghasilkan seorang lagi pemimpin, dan seorang lagi pemimpin, dan seorang lagi dan seterusnya.

Pemimpin yang sebenar tidak menghalang orang bawahannya untuk terus naik ke atas. Pemimpin yang sebenar tidak akan menghalang untuk orang bawahannya memegang jawatan yang setaraf dengannya.

Tetapi betulkah begitu di alam pekerjaan di Malaysia ini?

Seringkali kita lihat bos-bos yang tidak berpuashati jika stafnya dinaikkan pangkat setaraf jawatan dengannya. Cemburu, sakit hati, dengki bermaharajalela di hati.

Peringatan untuk anda juga. Betulkah anda tidak kisah jika staf anda secara tiba-tiba mendapat jawatan yang setaraf dengan anda?

Iya, pemimpin yang sebenar akan merelakan kesemua perbuatan di atas. Didik hati untuk sentiasa berlapang dada atas segala kemungkinan yang akan terjadi. Jika benar orang bawahan anda itu layak untuk mendapat sesuatu jawatan, apa salahnya. Mereka pun berusaha untuk berada di atas. Anda sebagai pemimpin harus berbangga juga kerana telah melahirkan seorang lagi pemimpin yang sehebat anda.

6.9 Sentiasa Guna Yang Terbaru

Sebelum ini saya ada nyatakan bahawa setiap dokumen perlu mempunyai nombor bersiri.

Untuk apa nombor bersiri ini?

Antaranya supaya anda sebagai pengguna boleh tahu berapa dokumen yang ada dan dokumen manakah adalah versi dokumen yang terbaru.

Bayangkan anda telah memperbaharui cara kerja anda di dalam SOP namun staf anda masih mengikut cara yang lama kerana mereka merujuk dokumen SOP versi yang lama. Anda tidak mahu bukan?

Sebab itulah perlu ada nombor bersiri yang ditulis juga versi yang terbaru. Ini kerana anda perlu mengelakkan kesalahan yang sebegini. Anda harus mengelakkan staf menggunakan cara kerja lama jika cara kerja tersebut sudah dikemaskini dengan cara kerja yang terbaru. Memang agak membebankan apabila perlu ada nombor siri dan sebagainya, namun percayalah, ianya sangat membantu.

Di samping itu juga anda perlu pastikan semua dokumen yang boleh dilihat oleh staf anda diletakkan di tempat yang boleh dicapai oleh staf anda.

Teringat saya dahulu, walaupun kami telah menggunakan SOP dalam program di dalam komputer (kami ada program sendiri khas untuk SOP) namun staf saya masih meminta SOP di dalam bentuk kertas (hardcopy). Ini kerana mudah bagi mereka untuk mengakses pada bila-bila masa.

10.8 Kemampuan Yang Terhad

Untuk topik kali ini saya ingin menceritakan mengenai staf-staf saya yang sakit, yang mempunyai kemampuan yang terhad untuk melakukan kerja-kerja berat.

Seorang daripadanya pernah mengalami kemalangan kereta dan seorang lagi mengalami kemalangan di tempat kerja lamanya. Staf yang mengalami kemalangan kereta itu memang nampak normal sahaja, seperti tiada apa yang berlaku pada anggota tubuhnya namun dia akan cepat merasai sakit pinggang apabila membuat kerja-kerja berat. Staf yang kedua pula memang nampak kakinya agak sukar untuk bergerak namun disebabkan hanya bekerja di makmal, jadi ia tidak menjadi masalah yang besar kepadanya. Cuma kadangkala kelihatan sakit kakinya jika berdiri agak lama.

Memandangkan mereka bekerja di makmal jadi tidak menjadi satu masalah kerana kerja-kerja yang dilakukan oleh mereka bukanlah kerja-kerja yang berat.

Yang staf pertama itu, memandangkan staf ini kelihatan normal, tidak kelihatan sakit di mana-mana, ada juga bos saya bertanyakan sekiranya dapat dipindahkan ke tempat lain yang stafnya tidak mencukupi. Dan jawapan saya selalunya tidak kerana walaupun staf ini tidak kelihatan sakit namun apa yang diberitahu saya belakangnya akan cepat sakit berbanding orang lain yang seusia dengannya apabila membuat kerja-kerja berat.

Mengapa saya menceritakan ini semua. Kerana anda juga perlu mengenalpasti kemampuan staf anda dari segi fizikal dan mental. Mungkin staf anda pernah mengalami depresi yang teruk. Jadi anda kena bersedia. Bersedia dalam banyak aspek.

Bukan mudah untuk menyelia staf yang sakit. Kena lihat atas kemampuannya dan di situlah juga kepimpinan anda teruji.

7.8 Berkorban Apa Sahaja

Membaca tajuk ini semestinya terasa ingin menyanyi lagu nyanyian Jamal Abdillah kan? Nanti dahulu. Boleh anda nak menyanyi, tetapi selepas baca topik ini ya.

Berkorban apa sahaja.

Pemimpin perlukah berkorban apa sahaja? Anda sebagai ketua perlukah berkorban apa sahaja? Perlukah terlalu bertoleransi sehingga memakan diri sendiri?

Toleransi dari segi duit, toleransi dari segi tenaga, toleransi dari segi menahan kesabaran dan sebagainya.

Seorang eksekutif perlu bijak dalam mengatur tenaga kerjanya. Seorang eksekutif juga perlu bijak mengaturkan wangnya untuk pihak lain.

Saya ada kisah ya mengenai wang ini tetapi agak sensitif untuk saya menceritakannya. Apa yang saya boleh beritahu, dalam kes saya ini, toleransi itu tidak patut dibuat pun sehinggakan ia berlarutan untuk beberapa ketika. Sedih apabila kita perlu memperuntukkan sesuatu yang sepatutnya menjadi milik kita namun perlu dikorbankan.

Jadi, berkorban apa sahaja pada saya hanya boleh menjadi lirik lagu, bukan untuk dipraktikkan di dalam kehidupan realiti. Berhati-hati dengan pengorbanan yang anda lakukan, tidak kira di dalam alam pekerjaan mahupun di dalam dunia kehidupan peribadi.

7.7 Hormat Bukan Takut

Semasa saya bekerja, kebanyakan staf saya takut dengan saya. Takut nak beritahu apa-apa kerana takut dimarahi oleh saya.

Tidak dinafikan saya seorang yang kurang sabar pada permulaan saya bekerja. Iyalah, jumpa orang yang macam-macam gaya, sudahlah pertama kali bekerja dan apabila bekerja terus sahaja ditugaskan menjaga staf yang bermacam-macam karenah.

Saya menyedari staf-staf saya takut dengan saya apabila seringkali juga seorang penyelia saya ini memberitahu saya. Ini kerana saya juga sering meluahkan kepada staf saya ini mengapa staf yang lain asyik tidak buat itu, tidak buat ini, tidak buat perkara seperti yang diminta oleh saya. Jika tidak pandai membuatnya pun, mengapa tidak bertanya kepada saya? Ujar hati saya.

Kata penyelia itu, staf lain takut nak bertanya kerana takut dimarahi oleh saya. Adakalanya staf-staf saya menggunakan penyelia saya yang seorang ini untuk menyampaikan hasrat mereka kerana takut apabila mereka bercakap nanti mereka akan dimarahi oleh saya.

Iya, memang sukar untuk saya mengubah sikap, namun saya cuba juga. Sebab tu dalam topik sebelum ini saya ada menyatakan tentang kesabaran. Tambah yang muda-muda ni, dalam umur baru nak mencapai kematangan, kenalah banyak bersabar.

Alhamdulillah ada juga seorang penyelia saya ni yang berani menegur saya, jika tidak entah sampai bila perkara ini akan berlarutan.

Hormat dan takut berbeza ya. Jadikan staf anda hormat dengan anda, bukannya takut dengan anda.

8.6 Galakkan Sumbangan

Apa-apa sumbangan pun, bukan sahaja perlu diberi dalam bentuk wang ringgit. Sumbangan juga boleh diberikan dalam bentuk lain .

Dalam kes anda dan staf anda, pastinya dari segi wang ringgit anda dilihat lebih mampu berbanding mereka. Jadi apa lagi yang boleh anda minta dari staf-staf anda untuk menggalakkan penyertaan mereka dalam pasukan anda ini.

Iya, sumbangan dari segi tenaga. Sumbangan idea dan pendapat. Sumbangan kemahiran.

Untuk mendapat pasukan idaman anda perlu menggalakkan penyertaan setiap dari staf anda. Setiap orang pastinya mempunyai kelebihan yang mereka boleh sumbangkan kepada pasukan. Kadangkala mereka mempunyai kemahiran tertentu tetapi anda sebagai bos tidak tahu dan tidak pernah pun hendak bertanya. Jadi terpendam sahajalah bakat-bakat mereka itu.

Anda sebagai eksekutif dan bos perlulah bersuara. Perlulah meminta. Mungkin dengan cara itu pastinya staf terasa seronok ingin menyumbang. Seakan kelebihan mereka dilihat dan dihargai oleh orang atasan mereka.

9.8 Lihat Keperluan

Bagi yang telah membaca topik sebelum ini di mana saya memberikan contoh bagaimana panjangnya sesuatu arahan itu diberi dalam keadaan staf tidak sedar anda memberikan arahan, mungkin ada yang berpendapat susahnya hendak memberi arahan. Perlu berfikir untuk menyusun ayat dan sebagainya.

Tidak bolehkah arahan diberikan secara terus?

Boleh, siapa kata tidak boleh. Anda perlu juga lihat keperluannya. Tidak perlulah dalam keadaan tergesa-gesa pun anda masih lagi mahu bermadah-madah pujangga. Mana yang perlu cepat, perlu segera, tidak mengapalah, berikan sahaja arahan secara terus.

Mana yang anda boleh berbasi-basa lagi, gunakanlah taktik yang ada. Saya memberikan taktik-taktik ini supaya anda dapat bekerja dengan staf anda dalam keadaan baik. Ini kerana staf ini pelbagai ragam, pelbagai masalah, pelbagai cabaran.

Tidak semua staf suka dengan anda ya tetapi anda tetap kena beri arahan juga kepada mereka.

Tidak semua staf tidak memberontak apabila anda berikan arahan.

Tidak semua staf berdikari dan proaktif setelah anda memberikan arahan.

Jadi anda perlukan taktik-taktik tertentu untuk staf-staf yang tertentu. Ada juga yang boleh digunakan untuk semua staf secara am dan ada juga yang perlu melihat keperluan staf secara individu.

'Asyik saya sahaja yang kena mengalah, kena buat taktiklah apa bagai, staf tak buat apa-apa pun.'

Ingat, kita hanya boleh kawal apa yang kita boleh kawal, iaitu diri kita sendiri. Percayalah, apabila anda berubah anda akan perasanbahawa staf anda juga akan berubah. Jadi ubah apa yang kita boleh ubah dahulu.

10.7 Bunga Di Tengah Kumbang

Kilang saya bekerja ini kebanyakannya terdiri daripada pekerja lelaki. Boleh kata 95 peratus daripadanya adalah lelaki. Walaupun ramai lelaki, adalah juga terselit lebih kurang 15-20 orang perempuan pelbagai jawatan termasuklah saya.

Di bawah seliaan saya pula paling ramai pun tidak silap saya dua orang perempuan dalam satu-satu masa, seorang eksekutif junior dan seorang kerani. Ada juga dahulu mengambil juruteknik perempuan tetapi ketika itu kerja perkeranian saya dibuat oleh pembantu teknikal saya. Apabila pembantu teknikal tersebut dinaikkan pangkat menjadi penyelia, kami mengambil seorang kerani berjantina perempuan untuk membuat kerja perkeranian beberapa jabatan di bawah seliaan bos saya.

Ragam staf perempuan ni lain macam sedikit.

Ada geng, ada kelompok dan kadang memberontak lain macam. Tak semua staf perempuan tak bagus, tetapi macam saya ini seorang perempuan jadi kita tahu perempuan itu macam mana.

Bila dah mula memberontak tu, aduhai, pening kepala dibuatnya.

Dengan staf perempuan ini saya lebih suka menggunakan bertindak secara profesional. Senang sahaja kalau memberontak tak nak buat kerja, bagi surat amaran, laporkan ke Jabatan Sumber Manusia dan sebagainya. Tidak pun saya mintalah rakan sekerja saya yang lain yang di bawah bos saya yang menegur mereka.

Penat dengan staf perempuan ni, penat emosi. Tapi apa pun kalau yang tak ada masalah, seronok juga sekali-sekala ada staf perempuan di pejabat berbanding lelaki sahaja. Bolehlah juga borak-borak stail perempuan pula. Ait, janganlah ingat perempuan asyik mengumpat sahaja bila berborak, ada juga topik lain yang dibincangkan seperti fesyen tudung terkini, cara masak masakan tertentu dan sebagainya.

Staf perempuan kah atau staf lelaki, dua-dua ada pentingnya, dua-dua ada karakternya masing-masing. Fahami karakter mereka untuk lebih senang bekerja dengan mereka.

6.8 Bukan Sekadar SOP

Saya perhatikan di media sosial sana, ramai yang mengingatkan bahawa membangun sistem pengurusan itu hanyalah dengan menulis SOP. Sudah mempunyai SOP itu dah dikira sudah mempunyai sistem.

Dari pengalaman saya, tidak, sistem pengurusan bukan sekadar SOP.

Sistem pengurusan bermula dari pihak yang paling atas sehinggalah pihak yang paling bawah. Bermula dari proses yang paling awal sehinggalah proses yang paling akhir. Ia merangkumi semua. SOP hanya sebahagian sahaja daripada sistem berkenaan.

Sistem itu termasuklah visi dan misi syarikat, matlamat syarikat, kualiti produk syarikat, prosedur, SOP, borang-borang, jadual, manual dan sebagainya. Semua dokumen ini perlu diberi nombor bersiri, bukan sekadar ditulis begitu sahaja, malah perlu dikawal dokumennya.

Saya beri contoh jabatan saya ya. Di pihak atasan sekali ada prosedur. Prosedur ini memasukkan kesemua jabatan di dalam syarikat termasuk Jabatan Sumber Manusia, Jabatan Akaun, Jabatan Teknologi Maklumat, semua jabatan, bukan bahagian Operasi sahaja.

Kemudian baru turunnya SOP. Di bawah SOP pula ada manual.  Selain daripada itu, semua jabatan kena ada matlamat. Contohnya di bahagian operasi kilang saya, berapa pengeluaran dalam sebulan, berapa peratus yang perlu dihasilkan tanpa dipulangkan semula oleh klien.

Di jabatan saya pula, saya ada jadual ujian dibuat, jadual yang menunjukkan pukul berapa dan apa ujian yang dibuat. Jadual ini pun ada nombor siri ya. Kemudian borang-borang keputusan ujian makmal yang kami lakukan, semuanya perlu ada nombor siri.

Jadi ia bukan sekadar membuat SOP sahaja, ia adalah keseluruhan sistem.

Apa-apa pun anda memang kena menguasai sistem itu sendiri iaitu sistem pengurusan ISO 9001 ini. Jika anda benar-benar ingin menguasainya, anda pergilah ke kursus-kursus yang dianjurkan di luar sana seperti dari SIRIM dan sebagainya.

6.7 Sokongan Pihak Atasan

Apa pun yang anda lakukan, pastikan bos anda tahu. Pastikan orang atasan anda tahu mengenainya.

Ini kerana jika anda sahaja yang mempraktikkan sistem yang anda bangunkan itu tetapi tidak bos anda, ianya tidak selari. Nanti anda cakap lain pada staf anda, bos anda pula cakap lain bila berhadapan dengan staf anda.

Melainkan memang andalah yang bos.

Seperti saya dahulu, membina sistem itu adalah arahan dari pihak atasan, jadi tiada masalah bagi saya. Namun jika tempat kerja anda tidak lagi mempunyai sistem dan anda mahu membangunkan sistem anda, pastikan semuanya dalam satu arah, dalam satu matlamat.

InsyaAllah mana tahu markah KPI anda pada tahun itu paling tinggi, hasil dari anda membangunkan sistem anda sendiri.

9.7 Iya, Itu Dia!

Taktik untuk kali ini sangat berkesan. Saya sudah lama menggunakannya.

Cara untuk seseorang melakukan perkara atau arahan yang anda minta adalah dengan membuatkan staf itu merasakan bahawa perkara atau arahan itu datangnya dari dia sendiri.

Hmm, macam susah sahaja ya hendak buat. Macam mana nak buat tu?

Anda anda idea atau arahan hendak diberi kepada staf anda. Contoh anda ingin mereka sentiasa mengemaskan makmal. Tetapi sudah banyak kali anda menyuruh mereka, tolong kemaskan makmal, tolong kemaskan sentiasa, pastikan makmal sentiasa kemas dan sebagainya. Tetapi macam itulah juga, sama sahaja walau dah berbuih mulut anda memberi arahan.

Ingat ya, manusia tidak suka diarah, jadi anda kena buat sesuatu situasi itu dibuat atas kerelaan mereka sendiri.

Apabila datang ke makmal, pastikan anda dan staf anda setaraf, beri mereka rasa anda setaraf dengan mereka. Bukan rasa anda ni bos sangatlah. Kedua, bertanya dan sentiasa bertanya sehinggalah mereka mengeluarkan idea atau cadangan yang anda mahu mereka keluarkan. Anda hendak mereka sentiasa pastikan makmal sentiasa kemas bukan?

Anda janganlah bila nampak barang bersepah terus marah, ni kerja siapa ni?? Jangan tanya macam tu pula. Tanya pertanyaan yang menggalakkan mereka memberi idea dan hendak lakukan perkara itu dengan rela. Saya beri contoh ya.

"Ahmad. Kalau rak yang di sana disusun di sini pun ok juga kan?"

"Ok juga bos, tapi macam semaklah. Kat sini pun dah ok." Sedikit tentangan, tapi jangan putus asa.

"Bukan kalau letak di sini kerja korang akan jadi lebih senang ke, dekat dengan sinki, air pun tak menitik sangat."

Biasakan juga sesuatu cadangan itu nampak memberi manfaat kepada mereka.

"Memang senang bos, tapi semaklah." Tentangan lagi.

"Boleh. Yang mesin sebelah ni awak anjak sedikit. Boleh saya benarkan awak injak sedikit. Lepas tu adalah ruang sikit nak letak rak ni." Ding dong, ada penegasan sedikit dari anda. Bagus.

"Kalau bos dah cakap macam tu ok juga. Kami pun sebenarnya nampak rimas juga tetapi kami ingat mesin ni tak boleh ubah."

"Boleh je. Mesin ni tak sensitif sangat. Boleh ubah. Nak letak di rak seberang sana pun boleh."

Nampak tak cara anda dalam tidak sedar memberikan arahan. Pada saya ia lebih baik daripada anda terus sahaja menyuruh staf anda untuk mengubah mesin dan rak tersebut. Boleh anda hendak terus memberikan arahan namun jika saya, saya lebih suka jika staf pun selesa dengan keputusan yang dibuat kerana mereka yang berada di makmal itu setiap hari, bukannya saya.

Perbualan ini boleh disambung lagi namun sampai di sini sahajalah. Apa-apa pun pada saya cubalah dahulu dan sememangnya ianya perlukan latihan. Bermainlah dengan ayat dan perkataan dan janganlah mudah putus asa.

Selamat berjaya!

9.5 Teka-Teki Tergantung

Setelah anda memberikan arahan janganlah biar staf anda itu terkontang-kanting seorang diri, terutama sekali tugas yang staf anda itu tidak pernah lakukan.

Staf anda itu, bukannya tahu semua yang anda mahukan melainkan anda sendiri yang memberitahu mereka. Bukannya staf anda itu boleh membaca minda anda seperti Superman.

Pada saya, kurangkan memberi arahan yang tergantung, arahan yang seperti berteka-teki kepada staf. Boleh pula anda bermain teka-teki dengan staf tersebut padahal anda mahukan kerja itu dilakukan dengan cepat dan mengikut spesifikasi anda.

Iya, saya tahu anda mahu staf anda itu berdikari, namun pada saya ia membuang masa. Banyak lagi perkara yang boleh dilakukan selain berteka-teki.

Beritahu mereka apa yang anda mahukan, apa keputusan akhir yang anda mahukan.  

Pandu mereka. Beri mereka peluang untuk bertanya setelah anda memberikan arahan. Ini juga untuk mengetahui adakah staf itu faham dengan maksud yang anda ingin sampaikan.

Manja betul staf ni ya asyik nak kena suap sahaja.

Tidak semestinya anda perlu memberi kesemua infonya namun sekurang-kurangnya berilah panduan kepada mereka.

Ini menjimatkan masa anda juga sebenarnya. Contohnya apabila sudah seminggu anda memberikan tugas dan hendak melihat keputusannya, akhirnya apa yang staf anda itu lakukan kesemuanya salah dan perlu dibuat dari awal. Bukankah itu merugikan masa dan tenaga. Pada saya amat merugikan.

Terpulanglah pada anda. Cara saya begitu. Saya tidak suka buang masa dan sentiasa dalam keadaan berteka-teki.

7.6 Matangkan Ego

Semua orang ada ego, cuma tinggi atau rendah egonya.

Sebagai seorang eksekutif yang memimpin satu kumpulan, ego perlu dikawal. Matangkan ego anda.

Apabila bos anda menegur anda, ambillah tegurannya secara positif. Adakalanya memang terasa geram di hati kerana mungkin anda merasakan bahawa tindakan anda itu betul. Namun mereka orang atasan anda. Mereka mempunyai kelebihan dari anda dari segi pengalaman, dari segi kepakaran dan sebagainya.

Jika merasa benci sekalipun dengan orang atasan, saya teringat kepada suatu pepatah yang sering saya dengar. Lihat kepada isi teguran itu, bukan orang yang menegur. Hatta pada orang yang anda benci sekalipun, jika apa yang dikatanya benar, terimalah. 

Jika staf anda pula yang menegur, akuilah. Cermin diri yang terbaik adalah mereka yang selalu berhadapan dengan anda setiap hari. Ambil yang jernih, buang yang keruh.

6.6 Rasai Kenikmatannya

Saya ingin bertanya kepada anda, setelah melalui proses menyediakan segalanya yang berkaitan dengan sistem pengurusan termasuklah proses dokumentasi, pada anda, susah tak hendak membangunkan sistem?

Pada saya, iya, hendak membangunkan sistem memang susah.

Tetapi setelah sistem telah lengkap dan mula dipraktikkan, anda akan lihat semuanya menjadi sangat mudah. Contohnya jika ada berlaku kesilapan di kilang, staf sudah tahu apa yang perlu dilakukan. Tidak perlu lagi menelefon anda untuk bertanyakan apa yang perlu dibuat, cuma memberitahu anda untuk informasi.

Mudah kan?

Untuk saya, kerja saya menjadi sangat mudah apabila ada staf baru yang masuk bekerja. Saya tidak perlu risau lagi untuk mengambil staf yang tiada pengalaman, tiada kemahiran berkenaan makmal mahupun yang tiada pengetahuan Sains atau Kimia.

Dalam bab sebelum ini, saya pernah menyatakan bagaimana saya ingin mencari dan menemuduga bakal staf saya yang mempunyai pengetahuan Sains dan Kimia yang tinggi, namun sekarang saya tidak risau lagi. Memanglah ia satu kelebihan jika saya mendapat staf yang mempunyai pengetahuan Sains dan Kimia namun kita harus berpijak pada bumi yang nyata.

Sekali lagi saya katakan, kerja saya menjadi sangat mudah. Saya tidak perlu risau jika staf baru saya itu tiada pengalaman kerja langsung. Semuanya sudah termaktub di dalam SOP. Staf baru saya hanya mengikut sahaja apa yang ada di dalam SOP. Tambah lagi saya membuat dua versi termasuk versi Bahasa Melayu, memang sangat mudah bagi sesiapa sahaja termasuk staf baru.

Saya hanya memberikan tempoh dan memantau mereka dalam tempoh tersebut. Bagi praktikal hariannya mereka sudah ada penyelia yang akan menyelia mereka. Saya hanya memeriksa sekali sekala sama ada mereka sudah mencapai standard yang saya mahukan.

Kebiasaannya dalam masa 2 minggu ke sebulan, staf baru saya sudah boleh melakukan semua ujian tersebut. Dalam masa 3 bulan pula kebanyakan mereka sudah boleh membuatnya tanpa kehadiran penyelia. Seterusnya adalah kerja untuk memahirkan staf dengan situasi di luar jangkaan dan aspek-aspek lain pula.

Kesimpulannya, segalanya menjadi semakin mudah. Saya sudah tidak perlu risau lagi untuk mengambil staf yang tiada apa-apa kerana saya boleh melatihnya dengan sistem yang ada.

2.6 Staf Tiada Inisiatif

Hmm, jenuh ya jika ada staf anda yang sebegini. Buat kerja endah tak endah sahaja. Anda tegur supaya memperbaiki mutu kerja pun bagai masuk telinga kanan keluar telinga kanan balik, lalu ke telinga kiri pun tidak.

Memang seringkali juga saya mendengar rungutan staf yang sebegini. Memang mencabar kesabaran.

Antara beberapa faktor yang dapat saya fikirkan mengapa sesetengah staf adalah sebegini adalah kerana;

1. Staf tidak tahu bahawa dia boleh melakukan sesuatu yang di luar skop kerja mereka. Ini biasanya berlaku pada staf yang baru masuk bekerja atau staf muda yang kurang pengalaman kerja. Mereka tidak tahu bahawa adakalanya mereka boleh melakukan sesuatu di luar skop kerja mereka yang masih di bawah autoriti mereka.

2. Staf yang agak berumur dan sudah selesa dengan kedudukan gajinya.

3. Staf yang veteran, hanya menunggu masa untuk pencen.

4. Staf yang mungkin menghadapi masalah di luar waktu kerjanya seperti masalah keluarga, masalah pasangan, masalah anak dan ini mengurangkan semangat mereka untuk membuat kerja lalu langsung tidak mahu memberikan lebih usaha dalam kerjanya.

Setiap kes mungkin berbeza cara penyelesaiannya.

1. Beritahu mereka ruang dan peluang yang mereka boleh terokai, bukan sekadar mengikut skop kerja sahaja. Juga mungkin peluang lebih cerah untuk kenaikan pangkat yang cepat (bergantung kepada syarikat anda, yang penting berikan sesuatu).

2. Berikan sesuatu penghargaan atau peluang untuk kenaikan pangkat/lebih tanggungjawab. Boleh juga cadangkan skop kerja yang lebih mencabar dengan ganjaran yang berpatutan.

3. Berikan semangat, anggap mereka sama sahaja dengan staf muda yang lain. Libatkan mereka dengan aktiviti-aktiviti yang melibatkan keluarga mereka juga.

4. Juga seperti cadangan nombor 3. Jika boleh, adakan sesi kaunseling dan ambil berat terhadap staf semampu yang boleh. Dapat menghantar staf ini ke seminar dan latihan yang diadakan di luar syarikat pun bagus juga. Mungkin staf ini perlukan persekitaran yang baru sekali sekala.

10.5 Staf Kurang Kemahiran Berkomunikasi

Pentingnya mempunyai staf yang pandai berkomunikasi dengan pihak atasannya, iaitu eksekutif dari jabatan lain atau yang lebih atas iaitu di kalangan bos-bos anda.

Tidak dinafikan bukan semua staf pandai berkomunikasi atau pandai memberikan maklumat yang dikehendaki apabila ditanya oleh eksekutif dari jabatan lain. Memang, sepatutnya yang melayan eksekutif dari jabatan lain itu adalah anda, namun ada ketika eksekutif dari jabatan lain ini adakalanya sengaja ingin bertanya kepada staf anda.

Pastikan anda memberitahu kepada staf anda apa yang boleh diberitahu dan apa yang tidak boleh diberitahu. Dari semasa ke semasa, latih staf anda terutamanya yang berpangkat penyelia bagaimana berinteraksi dengan mereka.

Pengalaman saya pula, boleh kata semua penyelia saya boleh melayan karenah eksekutif dari jabatan lain apabila mereka berkomunikasi. Ada sesetengahnya mendapat pujian lagi daripada eksekutif-eksekutif tersebut. Memang saya sering juga menegur mereka dan mengingatkan bagaimana hendak bercakap apabila eksekutif-ekesekutif ini datang ke makmal. Selain daripada menjaga kerahsiaan, ia juga penting supaya jabatan anda kelihatan mesra dan mudah untuk bekerjasama.

8.5 Satu Arus Sahaja

Antara ramai-ramai staf anda, pasti akan ada yang mempunyai kumpulan mereka sendiri. Berpuak-puak orang kata.

Lagi ramai staf lagi banyak puak-puaknya. Ada puak yang ikut negerilah, yang ikut bangsalah, yang ikut status perkahwinanlah.

Bagaimana untuk mengatasinya?

Tidak salah untuk berpuak cuma pesan saya, anda perlu neutral kepada semua puak. Tidak menyebelahi mana-mana puak dan cuba pastikan bahawa setiap puak itu tidak mempunyai pendapat yang sangat berlainan. Layan sahaja semua puak. Pastikan cara layanan seimbang bagi semua puak.

Hendak buat bagaimana, adakalanya masyarakat Malaysia ada yang begitu, kita tidak boleh nafikan. Pastikan fokus staf anda hanya satu iaitu bekerja di bawah anda dengan baik.

Tidak perlu sangat mengikut arus mereka. Andalah yang perlu bijak mengatur mereka supaya tetap di dalam satu arus walaupun mereka berbilang puak. Ianya seperti dahan-dahan pokok, walaupun banyak cabang rantingnya, ia akan bertemu juga di satu dahan.

6.5 Latih Hingga Mahir

Sistem jika hanya di atas kertas pun tidak berguna. Ia perlu dipraktikkan di lapangan supaya ianya menjadi sesuatu yang betul-betul berguna.

Untuk apa membuat sistem jika ianya tidak dipraktikkan.

Jadi apabila sudah selesai mendokumentasikan sistem tersebut, sudah sampai masanya untuk digunakan oleh staf-staf anda.

Dengan itu pastilah anda perlu melatih mereka dahulu. Anda perlu memberi penerangan dan melatih mereka di lapangan. Jika ada seminar mengenai bagaimana untuk memberi latihan berdasarkan SOP kepada staf, bolehlah hadirinya.

Jika saya dahulu saya memang menghadiri satu seminar yang diaturkan oleh syarikat saya bekerja itu iaitu 'SOP Training'. Ia mengajar kami bagaimana untuk melatih staf untuk menurut apa yang telah ditulis di dalam SOP. Seingat saya ada 4 langkah kesemuanya. 

Setiap latihan yang diadakan untuk staf juga dicatat kehadirannya. Ini untuk memastikan semua staf sudah dilatih. Ia juga sebagai rekod kompetensi staf anda. 

Latihlah staf sehingga mereka mahir. Ia mungkin juga memerlukan latihan yang berperingkat. Sesuaikan jenis latihan dengan kerja mereka. 

Satu kelebihan semasa memberi latihan kepada staf adalah anda juga dapat mengenalpasti kesilapan di dalam sistem anda dan menambahbaiknya pada masa itu juga. Sistem selagi tidak dipraktikkan anda tidak akan tahu akan keberkesanannya.

9.4 Chop! Chop!

Ingat tak masa kita kecil-kecil dahulu, tak tahulah anda, tetapi bagi sesiapa yang sezaman dengan saya. Semasa kecil dahulu apabila kawan-kawan sedang berborak dan apabila tiba-tiba sahaja ada kawan lain yang hendak bercakap topik selain dari topik yang sedang dibincangkan, mereka akan cakap chop, chop sambil tunjuk kesemua jari berbentuk burung itu.

Jika anda ingatlah.

Saya teringat pula perkara ini apabila hendak membincangkan topik ini, iaitu topik suka bertukar-tukar arahan.

Hari ini bagi arahan yang lain, chop, chop, esok arahan lain pula. Chop, chop! Lusa lain pula.

Jangan ingat anda sahaja ya yang pening dengan staf, staf pun boleh pening dengan anda. Saya pernah juga berkeadaan begini. Disebabkan sukar untuk membuat keputusan akhirnya arahan yang diberi pun jadi tunggang langgang, asyik bertukar sahaja.

Lainlah bila sudah melakukan sesuatu kerja kemudian anda fikir arahan perlu diberi untuk penambahbaikan. Itu saya boleh katakan ia adalah penambahan kepada arahan yang telah diberi sebelum ini.

Namun janganlah hendak membuat kerja yang sama tetapi arahan asyik bertukar. 

Hendak ketuk paku dengan tukul atau dengan batu? Berikan satu arahan sahaja dan tetap pada arahan tersebut. Jika mahu menggunakan tukul, gunakanlah sahaja tukul apabila sudah membuat keputusan untuk menggunakan tukul.

Tukul atau batu? Atau kedua-duanya? Pilihan di tangan anda. Chop! Chop! Jangan nak tukar batu pula esoknya ya!

8.4 Membina Perlu Sentiasa

Team building. 

Kursus yang biasa sesebuah syarikat sediakan untuk memupuk sifat kepasukanan antara pekerja-pekerja di sesebuah syarikat. Kursus yang biasanya bermalam di mana-mana tempat dan ada aktiviti-aktiviti fizikal mahupun aktiviti-aktiviti di dalam dewan. 

Iya, memang seronok, saya pun pernah menyertainya tetapi bukan di syarikat saya bekerja ini. Sejujurnya semasa saya bekerja dahulu saya memang tidak pernah menyertai kursus sebegini. Ada juga Jabatan Sumber Manusia menganjurkannya tetapi ia bukannya untuk eksekutif. Saya menyertainya bersama organisasi lain.

Memang seronok dan memang menggembirakan. Namun yang kurang enaknya kursus sebegini, ia biasanya hanya setakat di situ sahaja. Apabila kembali ke rutin harian kerja, seperti tiada apa yang berlaku. Pelik kan? 

Sepatutnya kursus sebegini perlu membawa perubahan kepada pasukan kerja anda namun tidak seperti yang disangka.

Pada saya, membina pasukan bukan hanya dalam tempoh tertentu sahaja. Bukan hanya untuk sehari dua sahaja. Sifat satu pasukan itu perlu sentiasa ditanam dan dipupuk. 

Terpulanglah kepada anda bagaimana anda ingin sentiasa membina pasukan anda itu setiap hari. Cuma di sini saya hanya ingin menyatakan bahawa adalah seperti satu pembaziran apabila syarikat melaburkan wang kepada perkara yang sepatutnya perlu diberi kesinambungan, bukan terhenti di satu acara sahaja. 

7.4 Berjalan Beriringan

Megahnya menjadi bos. Adakalanya terasa seperti pak menteri, berjalan sambil di belakangnya berbaris staf-staf anda mengekori.

Apabila berada dalam situasi sebegitu, sememangnya terasa seronok menjadi seorang bos. Saya pernah merasainya. Saya ini jarang turun ke bahagian operasi kerana tiada keperluan saya mahupun staf saya untuk berada di lapangan. Namun jika dipanggil turun ke lapangan, pastinya ada kes yang melibatkan bahan sampel kimia yang serius yang adakalanya saya perlu membawa beberapa peralatan dan bahan kimia. Sudah tentulah staf saya yang membawanya dan berjalan di belakang saya.

Tetapi ini hanya cerita sampingan sahaja. Apa yang saya mahu katakan dalam topik kali ini adalah dari segi perjalanan kerja anda dan staf anda. Tetapan minda orang dari dahulu bahawa seorang bos sangat suka mengarah. Namun dari segi kepimpinan, anda bukanlah tidak boleh mengarah namun harus kena dengan caranya. Saya akan huraikan di topik-topik yang seterusnya. 

Anda kena tahu bagaimana untuk buat staf anda rasa bahawa anda bersama-sama dengan mereka di dalam perjalanan kerja ini, bukan di bawah mahupun di atas.

Ini penting. Saya rasa banyak juga buku motivasi mengenai kepimpinan yang bercakap mengenai perkara ini. Kerana apa? Kerana ianya sangatlah penting.

Bak kata Perdana Menteri kita yang ke-5 semasa beliau baru menjawat jawatannya, slogan bekerja bersama-sama dengan saya selalu dilaungkan oleh beliau. Iya, bersama-sama, bukan melakukan sesuatu kerja hanya kerana arahan daripada bos, namun biarlah staf anda merasakan bahawa anda sentiasa ada untuk membimbing mereka.

6.4 Semak, Semak Dan Semak

Sistem perlu sentiasa disemak. Keseluruhan sistem, bukan SOP sahaja. Jika anda masih kurang faham, ingin saya nyatakan sekali lagi bahawa SOP adalah bukan sistem. SOP adalah dokumen. SOP adalah sebahagian daripada sistem pengurusan ISO 9001.

Jangan anda ingat hanya dengan mempunyai SOP anda sudah mempunyai sistem. Di topik seterusnya saya akan menjelaskan lagi apa yang ada di dalam sistem ISO selain daripada dokumen SOP.

Cuma di sini saya ingin tekankan tentang semakan itu. Semak dan nilai semula. 

Jika semasa saya bekerja dahulu biasanya kami akan sibuk untuk membuat semakan apabila adanya auditor bertauliah dari luar syarikat datang untuk membuat audit. Biasalah tu, semuanya perlu dalam keadaan bersiap sedia. Ini kerana di akhir proses audit, keputusan akan dikeluarkan adakah syarikat tersebut akan memperolehi sijil ISO atau tidak.

Selain itu juga saya perlu menyemak dan memperbetulkan SOP apabila ada perubahan atau penambahan di dalam cara kerja di makmal saya. Mungkin selepas pembekal atau konsultan dari luar datang melawat dan beberapa penambahbaikan dibuat.

Apa yang penting dokumen SOP dan sistem ISO perlu sentiasa disemak. Bukan hanya apabila sudah dibuat selepas itu dibiarkan begitu sahaja kerana memikirkan pastilah cara kerja sama sahaja dari awal bekerja sehingga kini. Tidak juga. Anda boleh sentiasa memikirkan penambahbaikan dalam cara kerja anda dan membetulkannya di dalam dokumen anda. 

Proses penambahbaikan sentiasa berlaku. Sentiasalah bergerak ke hadapan, bukan hanya tetap pada satu keadaan sahaja. 

10.4 Staf Nak Rehat Sahaja

Staf ni macam-macam perangai. Ada yang rajin, ada yang kurang rajin dan ada yang asyik nak rehat sahaja.

Habis kerja terus rehat, habis sahaja buat kerja, terus nak rehat.

Mana yang rajin tu baguslah. Bila ada masa lapang ada sahaja kerja yang dibuatnya. Anda yang melihat staf ini bekerja pun sejuklah rasa hati ini.

Namun yang asyik nak rehat tu, tak perlulah anda sisihkan, perli-perli, kerana staf ini macam-macam perangai.

Stail saya, asalkan kerja yang ditugaskan sudah disiapkan dengan kualiti yang saya mahukan, itu sudah mencukupi. Asalkan staf tersebut sudah membuat apa di dalam skop kerjanya dengan baik, itu pun sudah memadai.

Memang anda pun mengharapkan semua staf anda adalah seorang yang sentiasa komited dan sentiasa mempunyai inisiatif untuk mencari kerja apabila ada masa lapang, tetapi anda kena faham, manusia ini pelbagai ragam. Perkara ini pun bergantung kepada umur, peribadi staf itu dan juga rakan sekerja mereka.

Pada saya, siapa yang rajin tu kira bonuslah bagi staf tersebut untuk saya memberikan markah yang tinggi dalam pemarkahan KPI mereka. Tidak saya nafikan staf yang rajin, staf yang mempunyai inisiatif untuk membuat kerja tambahan apabila ada masa lapang di makmal, saya akan terdorong untuk memberikan markah yang tinggi kepada mereka.

Terpulang kepada staf. Jika mereka inginkan markah bonus, tunjukkan usaha. Jika hanya mahu berada di kedudukan yang sama, boleh sahaja asalkan tidak mengabaikan kualiti kerja yang saya sudah tetapkan. Setiap eksekutif pasti ada tetapan kualiti kerja yang telah ditentukan untuk staf.

Oleh kerana itulah, di dalam bab sebelum ini saya juga ada menyatakan mengenai berhati-hati dengan pengharapan. Ini kerana saya melihat ramai juga eksekutif yang meletakkan harapan yang sangat tinggi kepada staf-staf mereka. Boleh sahaja anda berharap namun anda juga perlu berusaha ke arah pengharapan itu, contohnya sentiasa memberi tunjuk ajar kepada staf, sentiasa memantau staf dan sentiasa menyelia staf tersebut.

Penting juga bagi anda sebagai eksekutif supaya memberitahu pengharapan anda itu kepada staf tersebut. Janganah pula ada kes staf tidak tahu apa-apa tiba-tiba mendapat markah KPI yang rendah sedangkan staf tersebut merasakan dia sudah buat yang terbaik.

7.3 Pembahagian Dan Penyerahan Kerja

Pembahagian kerja yang tersusun ini, bukan sahaja patut dipraktikkan di pihak anda sahaja, ia juga patut dipraktikkan di peringkat staf anda juga. Ini kerana ada juga staf anda yang mempunyai orang bawahan. Jadi, mereka perlu juga mahir dalam pembahagian kerja ini. 

Sepanjang saya bekerja dahulu, memang saya perhatikan ramai juga penyelia saya yang bijak membahagikan kerja. Mereka ini bekerja syif, jadi kena pandai cari masa untuk keluar makan, untuk solat, untuk tahu masa-masa di mana kerja yang banyak dan masa-masa kerja yang kurang padat. Mereka juga tahu untuk memberi mana satu kerja untuk juruteknik mereka dan mana satu kerja yang dibuat oleh mereka. 

Boleh dikatakan saya sangat berpuashati dengan cara mereka menyelia dalam pembahagian kerja ini. Mungkin kerana pengalaman mereka sebelum ini di syarikat yang lain, mereka telah dilatih untuk membahagikan kerja dengan baik.

Seperti yang pernah saya katakan sebelum ini, tidak perlu memandang enteng pada staf anda yang mungkin kurang dari segi pendidikan. Ini kerana walaupun mereka kurang dari segi taraf pendidikan seperti anda namun mereka kaya dengan pengalaman.

Anda juga perlu tahu masa yang sesuai untuk menyerahkan sesuatu kerja anda kepada staf anda yang bergelar penyelia ini. Saya tidak menyedari tentang hal ini sehinggalah saya menghadiri seminar dan latihan yang dianjurkan oleh syarikat saya bekerja itu.

Delegate, penyerahan kerja atau pewakilan kerja.

Sebelum saya menghadiri seminar tersebut, saya menyangkakan bahawa kita hanya bekerja berdasarkan kepada skop kerja kita sahaja. Tetapi rupanya anda sebagai eksekutif boleh menurunkan sedikit tugas anda itu kepada staf-staf atas beberapa sebab.

Antaranya kerana ingin menyediakan staf anda untuk ke posisi yang seterusnya. 

Seterusnya adalah untuk mengurangkan beban kerja anda supaya anda dapat memperuntukkan masa untuk tugas-tugas tertentu yang lebih penting yang hanya dikawalselia oleh anda. Seperti kes saya, pada tugas-tugas terdapatnya ujian khas dan saya memerlukan masa untuk mengkaji mengenai ujian khas tersebut.

Lagi satu kelebihannya adalah apabila anda bercuti, kebanyakan kerja tidak akan terganggu atau terhenti hanya kerana anda bercuti. Operasi dapat berjalan seperti biasa dan anda pun tidak akan diganggu berkali-kali semasa sedang bercuti. 

10.3 Staf Terlalu Banyak Alasan

Hmm, penat ya jika jumpa staf yang sebegini. Ada sahaja alasannya. Pen tak cukuplah, kertas tak cukuplah. Itu antara alasan yang selalu didengari.

Anda pun pelik, mengapalah staf anda ini tidak boleh fikirkan cara untuk menyelesaikan sesuatu perkara. Ada sahaja alasannya.

Ingat, tidak semua orang berfikiran seperti anda, tidak semua orang mempunyai latar belakang dan mentaliti yang sama dengan anda. Adakalanya kerana memang mereka tidak cukup pengalaman, staf ini tidak tahu apa yang perlu dan boleh dilakukan. Tetapi ada juga yang sudah tahu caranya namun sengaja tidak mahu melakukan perkara tersebut.

Untuk kategori yang kedua ini, anda perlu selangkah atau dua langkah atau adakalanya 10 langkah ke hadapan daripada mereka. Sebaik sahaja staf ini mengeluarkan alasannya, anda pun perlu dengan sepantas kilat mengeluarkan anda punya maklumbalas.

'Saya tidak boleh datang ke kerja lah kerana tiada kereta'

Sepantas kilat anda menjawab, "Bukankah semasa temuduga dulu anda kata tiada masalah untuk datang ke kerja?"

Antara sebabnya penting untuk anda betul-betul bertanya semasa sesi temuduga.

Keluar lagi alasan, "Semasa tu adalah kereta tapi sekarang ni kereta rosak."

Sepantas kilat anda menjawab, "Tiada saudara mara yang boleh menghantar atau tumpang mana-mana rakan sekerja?"

"Takkanlah sebab tidak ada kereta sudah tidak boleh datang ke kerja. Cuba cari cara untuk awak datang ke kerja juga ni. Mana boleh tak datang kerja."

Dan pelbagai alasan lagi yang keluar. Jika disambung memang tidak akan habis.

Pada saya jika ia kesalahan pertama, ia bolehlah kata dimaafkan. Namun jika kesalahan yang sama berulang-ulang, tindakan lebih tegas seperti sesi kaunseling dan surat amaran perlu diberikan.

Staf terlalu banyak alasan ini memang sukar dibendung kerana itu memang sudah sikap mereka. Selagi mereka tidak mengubah sikap mereka selagi itulah alasan akan berterusan.

Jika boleh, gandingkan staf ini dengan staf yang memang seorang penyelesai masalah. Diharap supaya ia dapat mempengaruhi staf yang banyak alasan ini. Risiko tetap ada, risau jika staf yang elok ini pula yang terpengaruh dengan staf yang banyak alasan ini, Jadi pada saya pastikan staf yang elok ini autoritinya lebih tinggi dan lebih tegas terhadap staf yang mempunyai banyak alasan ini.

Ia satu usaha yang perlukan masa. Perhatikan untuk beberapa ketika dan kemudian lihat langkah seterusnya yang perlu anda ambil, adakah mungkin ada tindakan lain boleh diambil.

6.3 Jangan Syok Sendiri

Membangun sistem jangan syok sendiri.

Syok sendiri yang saya maksudkan di sini adalah sesuatu sistem itu sangat sukar untuk dilaksanakan oleh staf. Ingat ya, memang sistem itu anda yang buat, tetapi apa gunanya sistem yang hebat namun sukar untuk dilaksanakan oleh staf.

Dek kerana hendakkan sistem yang terlalu sempurna hingga menjadi terlalu rumit bagi staf anda untuk mempraktikkannya. 

Contohnya dari segi penggunaan bahasa, gunakan bahasa yang mudah difahami. Pastikan tahap bahasanya berada pada tahap staf anda, bukan pada tahap anda. Contohnya mungkin pada tahap anda, anda mudah untuk memahami bahasa Inggeris, namun mungkin ada staf anda yang tidak mahir dengan Bahasa Inggeris jadi anda perlu membuatnya dalam bahasa Melayu. 

Daripada memaksa staf anda untuk belajar dan memahami Bahasa Inggeris yang mungkin entah bila akan mahirnya, baiklah anda mengambil inisiatif sedikit membuat juga dalam versi Bahasa Melayu. Apa yang dirisaukan nanti akibat daripada tidak memahami apa yang telah ditulis di dalam SOP, staf anda akan melakukan kesalahan yang sama berulangkali. 

Nasihat saya, SOP adalah untuk mereka yang membuat kerja itu, iaitu staf anda, bukannya anda. 

Pengalaman saya, saya akan banyak berbincang dengan staf semasa dalam proses menyiapkan SOP. Jika ada langkah-langkah dalam ujian di makmal di mana mempunyai beberapa pilihan untuk dibuat, saya akan bertanya yang mana di antara langkah-langkah tersebut yang mudah untuk mereka fahami dan lakukan. 

Saya juga akan meminta staf saya untuk membaca sesetengah SOP yang saya buat sebelum saya menghantarnya ke pihak atasan. Ramai yang mengganggap, iya, aku buat SOP ini supaya staf ikut arahan aku, tetapi pada saya tidak.

SOP adalah apa yang akan staf anda lakukan setiap hari, gerak kerja yang staf akan lakukan setiap hari, bukan arahan yang anda syok sendiri minta staf anda lakukan. 

Jika anda mengganggap SOP adalah arahan, itu yang terjadi banyak kes staf tidak mengikut apa yang ditulis di dalam SOP. Ini kerana ianya kurang releven bagi mereka, ataupun ia sukar diikuti oleh mereka kerana terlalu rumit. Tidak berpadanan dari segi praktikalnya. SOP adalah untuk anda menulis bagaimana cara kerja dibuat. 

Mungkin ada yang mengganggap baiknya saya ikut cakap staf. Iya, saya memang ikut cakap staf dalam bab ini kerana saya tidak mahu mereka mencari jalan pintas untuk tidak melakukan apa yang saya tulis di dalam SOP tersebut. Lebih baik saya siapkan terus jalan pintas tersebut asalkan ianya masih lagi releven pada saya dan masih lagi tidak mengurangkan kualiti keputusan ujian makmal saya. 

Mana yang perlu penegasan, tetap saya tegaskan di dalam SOP tersebut namun mana yang boleh diolah mengikut keadaan staf saya, saya akan lakukan apabila majoriti staf juga bersetuju. Kebiasaannya saya akan bertanya kepada beberapa orang staf akan perkara yang sama, dari setiap syif dan mendengar apa pandangan mereka.

Dengan langkah sebegini anda akan dapat mengurangkan tenaga dan masa anda untuk membuat semula SOP. Ini kerana dalam sistem SOP ini, jika walau satu perkataan sahaja ditukar, anda perlu membuat versi yang baharu untuk keseluruhan SOP tersebut. Jika di syarikat saya itu pula, saya perlu mendapatkan tandatangan beberapa orang atasan di mana pada saya sangatlah leceh. Jadi lebih baik saya membuat SOP yang betul-betul akan diikuti oleh staf berbanding saya membuatnya dalam keadaan staf tidak akan mengikut apa yang di dalam SOP tersebut dan saya terpaksa membuatnya semula.

Iya, ramai yang bersungut bahawa sistem pengurusan ini sesuatu yang memenatkan. Namun jika anda nampak hasilnya nanti, yang penat itulah yang akan menjadikan anda tidak penat pada masa akan datang. 

8.3 Cipta Aura Positif

Berdasarkan pengalaman saya, saya ingin menyatakan di sini bahawa dalam ramai-ramai staf anda, pasti akan ada seorang dua yang tidak selari dengan matlamat anda, yang selalu bersikap negatif terhadap anda.

Pasti ada yang selalu bersungut apabila diberikan arahan oleh anda, yang selalu ada sahaja yang tidak kena dengan anda. Bukan semua orang berpuashati dengan anda, bukan semua orang suka memihak kepada anda. 

Iya, anda boleh biarkan sahaja mereka. Biarkanlah sahaja mereka. Cuma anda perlu berjaga-jaga dengan aura negatif yang dibawa oleh mereka. Anda tidak boleh membiarkan mereka mempengaruhi staf yang lain. Jangan biarkan aura negatif mereka itu membesar sedikit demi sedikit lalu menjadikan seluruh pasukan anda itu juga negatif.

Anda perlu menguasai staf anda dengan aura yang positif. Anda perlu pastikan staf anda selalu bersama-sama dengan anda.

Cipta suasana pasukan yang sentiasa positif dengan anda. Jika tidak sukar juga untuk anda mengemudi pasukan anda.

10.1 Kenali Untuk Dikenali

Manusia ini ada macam-macam ragam, macam-macam perangai. Allah SWT telah jadikan setiap dari kita tidak sama sikapnya walaupun sesama pasangan kembar.

Mengapa perlu kenali ragam dan perangai staf ini? 

Pada saya, pentingnya untuk saling mengenali untuk sentiasa dapat bekerjasama.

Saling mengenali juga supaya sesuatu kesilapan itu dapat dibetulkan mengikut cara yang betul.

Saling mengenali juga supaya dapat mengurangkan risiko supaya kesilapan itu tidak berulang lagi.

Saya akan bercerita lebih lanjut lagi pada topik-topik yang seterusnya. Di samping itu di dalam bab ini saya juga ada selitkan ragam beberapa staf saya. Sahaja hendak berkongsi kenangan saya dengan anda semua. 

9.3 Gantikan Perkataan Yang Dijangka

Saya suka bermain dengan kata-kata.

Ini terjadi apabila saya sendiri tidak suka menerima beberapa patah perkataan yang saya rasa boleh diucapkan dengan perkataan lain yang lebih elok.

Contohnya seperti ini:

1. Abang Zul, sila datang ke pejabat saya sekarang.

2. Abang Zul, tengah tak ada kerja kan? Jom bincang di pejabat ni, nak bincang pasal ujian khas semalam.

3. Abg Zul jom! Di pejabat saya ni, bincang pasal ujian khas semalam.

Iya, arahan yang saya selalu gunakan adalah nombor 2 atau nombor 3. Ayatnya mungkin lebih panjang tetapi pada saya hendak memberi arahan pun perlu juga ada elemen keseronokan. Perlu menampakkan perkara yang hendak dibuat itu adalah perkara yang menyeronokkan. 

Staf pun tidaklah rasa tertekan sahaja apabila menerima arahan. Hendak datang berbincang dengan anda pun terasa seronok.

9.2 Bersuara Sekadar Didengari

Saya rasa sudah beberapa kali juga saya menekankan satu perkara ini dalam bab-bab sebelum ini, iaitu intonasi dan nada suara anda.

Pada saya, anda tidak perlu pun meninggikan suara seperti hendak tunjuk sangat yang anda ini seorang bos. Apabila hendak bertegas pun, tidak perlu juga tinggikan suara cuma mungkin ada sedikit penekanan di situ. Tidak perlu juga dengan nada memerli apabila ingin membetulkan kesalahan staf.

Bersuaralah hanya sekadar untuk didengari oleh staf. Bukannya bersuara untuk memberi perintah.

Sejujurnya, saya pun banyak kali juga melakukan kesalahan ini sehinggalah saya perhatikan pada staf-staf saya ni, saya bercakap seperti biasa pun mereka sudah mendengar dan memahami arahan saya. Jadi mengapa saya perlu bertempik-tempik atau meninggikan suara semasa memberikan arahan?

Mengapa anda perlu bertempik-tempik atau meninggikan suara semasa memberikan arahan?

8.2 Keperluan Setiap Staf Adalah Berbeza

Membina pasukan memerlukan anda memerhati keperluan setiap ahli pasukan. Setiap ahli pasukan itu adakah hanya dengan melatih sahajakah atau perlu dilatih dan dibimbing sekali. 

Semasa saya bekerja dahulu, saya tidak pernah tahu pun apa itu membimbing (coaching). Apa yang saya tahu adalah saya perlu sentiasa memantau hasil kerja staf saya.

Saya perlu beri latihan kepada mereka dan kemudiannya saya perlu memantau kerja mereka setiap hari.

Mungkin ada yang berpendapat bahawa staf tahulah untuk membuat kerja mereka sendiri setelah diberi arahan. Iyalah, sudah dibayar gaji, sudah diberikan latihan, sudah diberikan arahan yang lengkap, masih tidak pandai lagikah untuk melakukan kerja mereka sendiri. Susahlah jika perlu sentiasa dipantau. 

Anda kena sentiasa beringat bahawa bukan semua staf pandai berdikari dan bukan semua staf mahu berdikari. Bukan semua staf proaktif.

Jadi untuk mendapatkan satu pasukan yang sentiasa ke hadapan, ada staf yang anda hanya perlu memberi latihan sahaja dan ada staf yang anda perlu sentiasa memantau dan membimbingnya. 

Yang penting, pastikan tiada seorang pun yang ketinggalan.

7.2 Contoh Dan Misalan

Kepimpinan melalui teladan.

Memang agak biasa mendengar perumpamaan ini. Sentiasa diulang-ulang di telinga kita semua sejak dari kecil lagi.

Anak murid kencing berdiri, guru kencing berlari. Opps, agak kasar sedikit perumpamaan ini. Tetapi adakalanya teguran perlu dilakukan sedikit kasar. 

Banyak lagi sebenarnya perumpamaan yang memberikan contoh bahawa pemimpin atau ketua perlu menunjukkan teladan yang baik.

Dalam konteks kehidupan pun, anak kecil lebih mudah untuk meniru apa yang anda lakukan berbanding apa yang anda tuturkan. Seperti yang pernah saya katakan dalam bab sebelum ini, staf adalah anak didik anda.

Bagaimana anda mahukan staf berkelakuan yang baik-baik, begitu jugalah yang anda perlu tunjukkan.

6.2 Pilih Sistem Yang Terbaik

Sistem pengurusan yang saya aplikasikan semasa bekerja dahulu adalah sistem kualiti pengurusan ISO 9001 dan tak silap saya versi yang terbaru adalah versi 2015.

Kedengarannya biasa, tiada sistem lainkah?

Setakat yang saya ketahui, inilah sistem yang terbaik untuk pengurusan sesebuah syarikat termasuklah pengurusan staf. Penggunaannya sangat meluas sehingga di peringkat jabatan kerajaan pun banyak yang mengaplikasikan sistem ini.

Saya juga perhatikan ramai pemilik bisnes juga menggunakan sistem ini dalam syarikat mereka. Elemen yang paling ketara dalam sistem ISO ini adalah penggunaan SOP iaitu dalam bahasa Inggerisnya adalah Standard Operating Practice.

Jika anda tiada lagi sistem yang dipraktiskan di tempat kerja anda, nah, sistem ISO ini sangat saya sarankan. Memang renyah, memang kelihatannya leceh untuk memulakan sistem tersebut namun ianya sangat berbaloi apabila sudah dilaksanakan. 

Pengalaman saya selama menjadi pembuat sistem ISO dan menjadi auditor dalaman untuk syarikat saya benar-benar membuka mata saya mengenai sistem ini. Memang akan jadi tersusun sesebuah organisasi itu apabila sistem ISO dilaksanakan.

Bagi pemilik bisnes, walaupun bisnes anda masih di peringkat permulaan, cubalah untuk mulakan. Hadirilah kursus-kursus yang berkaitan dengan sistem ISO ini secara keseluruhannya, bukan sekadar belajar mengenai SOP sahaja.

Saya harap anda mempertimbangkannya dan selamat berjaya saya ucapkan.

10.2 Staf Terlalu Teliti

Saya ada seorang staf yang terlalu teliti.

Saya selalu perasan juga semasa staf tersebut sedang mengukur isipadu apa-apa larutan, diangkatnya bekas itu dan dikenyitkan matanya untuk melihat senggatan pada botol ujian itu.

Geram jugalah saya melihatnya kerana cara sebetulnya botol ujian perlu diletakkan di atas meja yang rata, kemudian hanya perlu membongkokkan badan untuk melihat senggatan di botol tersebut.

Tidak salah untuk menjadi seorang yang teliti, asalkan caranya betul dan tidak membuatkan sesuatu kerja itu menjadi lebih lambat.

Sejujurnya saya pun selalu juga menjadi seorang yang sangat teliti sehingga kadang-kadang bertangguh juga kerja itu jadinya. Adakalanya terasa rimas dengan kerja yang asyik bertangguh. Jadi saya perlu mengambil pendekatan tidak mengapa bagi sesetengah kerja asalkan tidak mengurangkan kualitinya.

Sebenarnya staf saya itu dengan saya lebih kurang sama sahaja, terlalu teliti bagi perkara yang tidak perlu.

Nasihat saya, ada perkara yang perlu diabaikan dan ada perkara yang tidak perlu terlalu teliti sehingga menjejaskan kelancaran kerja.

9.1 Pandangan Dan Posisi Badan

Memberi arahan pun perlukan taktik?

Iya, perlu, sangatlah perlu.

Taktik pertama yang saya mahu anda tahu adalah pandangan mata dan posisi badan anda. Pandangan mata dan posisi badan anda hendaklah menghadap ke staf semasa anda memberikan arahan.

Mungkin anda menganggap taktik yang saya berikan ini biasa sahaja kerana kita biasa memikirkan bahawa pastilah ia sesuatu yang sering dilakukan oleh seseorang apabila bercakap dengan seseorang. 

Namun jangan fikir begitu ya. Ini kerana saya juga seringkali berjumpa dengan mereka yang tidak memandang tepat ke arah staf apabila memberi arahan. Posisi badannya pun begitu juga, tidak menghala kepada staf.

Akibatnya memanglah dapat dijangkakan bahawa staf-stafnya buat endah tak endah sahaja dengan arahannya.

Beranikan diri anda untuk memandang ke arah staf dan menghadap badan ke arah staf anda, secara berhadapan. Walaupun ketika itu anda sedang sangat marah dengannya atau anda sedang menghadapi konflik dengannya. 

Seorang eksekutif perlu bersikap profesional, termasuklah bersikap profesional dalam menunjukkan bahasa badan sekali.

8.1 Matlamat, Selari Atau Serenjang?

Matlamat biar selari. Selalu kita mendengar perumpamaan ini, kan?

Namun jika selari sahaja berterusan, jika dalam konsep matematiknya, tidak akan pernah bertemu dua garis yang selari. Jadi pada saya ia sampai satu masa perlu diserenjangkan juga. Biar bertemu pada satu titik noktah.

Maaf, saya bergurau sahaja. Tiba-tiba sahaja teringat garis selari dan garis serenjang yang biasa diajar di sekolah, almaklumlah, saya juga pernah mengajar tuisyen semasa bekerja dahulu.

Perumpamaan itu sebenarnya bermaksud supaya matlamat itu biar sama sahaja, bermula dari anda sebagai eksekutif dan ketua, juga kepada staf-staf anda. 

Namun ada ketika matlamat perlu dinilai semula, kerana ada ketikanya ia perlu dinoktahkan. Di sinilah anda harus berbincang kembali dengan staf.

Ada ketika juga anda harus memeriksa kembali adakah matlamat yang telah diberitahu kepada staf, adakah mereka masih lagi di dalam landasan yang sama. Iya, bila ada yang ingin menukar haluan, ia pasti akan memberi kesan kepada keseluruhan pasukan. 

Anda sebagai eksekutif harus sentiasa peka terhadap perkara ini.

7.1 Kepimpinan Itu Asas

Saya sebenarnya kurang gemar hendak berbicara mengenai kepimpinan ini kerana sudah terlalu banyak buku-buku mengenai pengurusan dan motivasi yang membicarakan mengenai kepimpinan ini, atau dalam bahasa Inggerisnya, leadership. 

Namun apakan daya, ia perlu dibincangkan juga.

Menjadi ketua atau mengetuai sesebuah organisasi atau kumpulan, kepimpinan itu adalah antara perkara asas yang perlu ada. Bukan perlu saya rasa, wajib ada.

Menjadi ketua kongsi gelap pun perlu ada ciri-ciri kepimpinan. Jika tidak bagaimanalah hendak menguruskan ahli-ahli kongsi gelapnya. Nanti ahli-ahlinya asyik memberontak sahaja, payah juga. Hilang nyawa pula dibuatnya.

Anda juga sebagai seorang eksekutif, hendak tak hendak perlu juga menguasai aspek kepimpinan ini.

Tambah ilmu dengan banyak membaca dan dapatkan tips-tipsnya. Banyakkan juga membaca biografi atau mengikuti hal ehwal pemimpin-pemimpin tersohor dunia.

6.1 Mempunyai Sistem Adalah Wajib

Semasa saya baru masuk bekerja dahulu, kilang saya bekerja itu baru sahaja dalam setahun beroperasi. 

Makmal saya itu hendak dikata tidak teratur sangat tidaklah, namun memang saya perhatikan banyak perkara lagi yang boleh ditambahbaik. Dari segi susunan bahan kimianya, penyimpanan bahan kimianya, rekod stok bahan kimianya, rekod penyimpanan keputusan ujian kimia dan beberapa perkara lagi.

Namun bila diingatkan bahawa saya masih setahun jagung bekerja di situ, saya hanya mengikut rentak senior saya sahaja ketika itu. Sehinggalah saya memegang sepenuhnya makmal itu, saya masih lagi mengikut cara lama. 

Perubahan benar-benar berlaku apabila masuknya seorang pembantu teknikal saya dan juga ketika itu syarikat saya bekerja itu ingin melaksanakan sepenuhnya sistem kualiti pengurusan ISO 9001:2000 (tidak silap saya kini ianya ISO 9001:2015).

Diarahnya supaya semua jabatan di syarikat itu membuat SOP (Standard Operating Practice) dan beberapa dokumen lain lagi. Bukan sahaja bahagian operasi tetapi semua jabatan termasuklah yang bukan di bahagian operasi seperti Jabatan Akaun, Jabatan Pemasaran, Jabatan Teknologi Maklumat dan sebagainya.

Ketika itu memang mengeluh jugalah, iyalah, bukan sedikit yang perlu dibuat. Ujian makmal saya pun dah nak hampir 30 ujian rutin. Namun apakan daya, ianya arahan syarikat. 

Saya pun memulakan usaha menyiapkan sistem ISO tersebut. Rupanya ia bukan sahaja sekadar SOP, malah keseluruhan sistem perlu diatur semula. Jadual ujian dilakukan, segala jenis borang perlu diberi nombor siri, dan sebagainya. Suatu kerja yang memenatkan bagi saya kerana bukan sekali buat terus jadi. Perlu sentiasa semak, buat sekali lagi dan semak lagi sehinggalah betul-betul mendapat hasil yang memuaskan.

Memang berbulan jugalah mengambil masa. 

Namun pada saya hasilnya sangat berbaloi. Penat sekali sahaja namun apa yang saya perasan selepas itu adalah semua aliran kerja rasa sangat tersusun. Rasa seperti, wah, mempunyai gerak kerja yang sangat baru dan menyegarkan.

Anda pun harus mempunyai sistem. Pada saya bukan harus, wajib.

Bagi pemilik bisnes, memang ianya nampak seperti, alah, tidak perlu buatlah, tidak buat pun bisnes berjalan juga, untung dapat juga.

Ianya satu kerugian jika anda berfikiran begitu. Dengan sistem pada saya anda mampu mencapai keuntungan yang lebih tinggi. Jadikan poin ini sebagai pemangkin.

Iya, mempunyai sistem gerak kerja yang baik, sangatlah wajib.

Ebuku Mengurus Staf Gaya Eksekutif

Pembelian boleh dibuat melalui WhatsApp: www.wasap.my/60192265281

Senarai Kandungan

Tinta Pengarang

Bab 1: Mengurus Staf Gaya Eksekutif

1.1 Dari Pengalaman Ke Sebuah EBuku

1.2 Bergayalah Seperti Seorang Eksekutif

1.3 Mengurus Staf Bermula Dari Memilihnya

1.4 Ketegasan Seorang Eksekutif

1.5 Timba Ilmu Keeksekutifan

1.6 Jadi Kubu Kuat

1.7 Tidak Rugi Merendah Diri

1.8 Jeling-Jeling, Pandang-Pandang

1.9 Kata-Kata Seorang Eksekutif

1.10 Suntik Inovasi

Bab 2: Cabaran Staf Bermasalah

2.1 Staf Bermasalah Ada Di Mana-Mana 

2.2 Staf Datang Lambat

2.3 Staf Tidak Tahu Nak Buat Apa

2.4 Staf Kuat Melawan

2.5 Staf ‘Missing In Action’

2.6 Medium Komunikasi

2.7 Masalah Dengan Staf Lelaki

2.8 Masalah Dengan Staf Perempuan

2.9 Sesi ‘Ramah Mesra’

2.10 Bertindak Mengikut Saluran

Bab 3: Strategi Mendorong

3.1 Mendorong Perlukan Kesabaran

3.2 Berikan Mereka ‘Kuasa’

3.3 Sampaikan Pujian Pihak Atasan

3.4 Staf, Ilmu Ini Untuk Anda

3.5 Lemau Si Veteran

3.6 Apa Pendapat Anda Wahai Staf

3.7 Kawasan Ini Kita Yang Punya

3.8 Menyuruh Tanpa Kelihatan Disuruh

3.9 Wujudkan Projek Khas

3.10 Setiap Staf Adalah Penting

Bab 4: Motivasi

4.1 Kerja Itu Ibadah

4.2 Ada Apa Dengan Imej

4.3 Berhati-hati Dengan Pengharapan

4.4 Membaca Jambatan Ilmu

4.5 Bukan Salah Aku

4.6 Hargai Diri Sendiri

4.7 Korek ‘Harta Karun’

4.8 Jaga Hubungan Dengan Pencipta

4.9 Diam Dan Dengar

4.10 Empati Dan Simpati

Bab 5: Bekerja Dengan Gembira

5.1 Senyum Seindah Suria

5.2 Rutin, Bosan Atau Seronok?

5.3 Jom Bual Santai

5.4 Tempat Kerjaku Syurgaku

5.5 Bersyairlah Ketika Marah

5.6 Personaliti Si ‘Dia’ 

5.7 Berkongsi Rezeki Merapatkan Hubungan

5.8 Gaduh Sini, Gaduh Sana

5.9 Faktor Luaran

5.10 Lakukan Aktiviti Sampingan

Rujukan

DAPATKANNYA SEGERA!!

2.2 Staf Datang Lambat

Staf datang lambat ataupun tidak datang langsung tanpa memberitahu anda terlebih awal sememangnya satu masalah yang besar.

Bagi sebuah kilang yang beroperasi 24 jam, operasi boleh terhenti jika ketiadaan staf yang mencukupi. Ini menyebabkan kerugian kepada syarikat. Mana-mana operasi perniagaan pun jika bilangan staf tidak mencukupi pada satu-satu masa memang ia satu situasi yang tidak diingini oleh mana-mana eksekutif.

Pening kepala memikirkannya.

Bagi kilang pula kebiasaanya mereka mengira kerugian berdasarkan waktu operasi. Contohnya berapa kerugian jika operasi terhenti selama seminit, selama 30 minit, selama satu hari dan sebagainya. Jadi jika ada staf yang lambat masuk ke tempat kerja atau yang tidak datang langsung ke tempat kerja memang akan membawa masalah yang besar kepada kilang.

Masalah ini juga dihadapi oleh saya. Walaupun jabatan saya hanyalah jabatan sokongan namun keputusan ujian dari makmal saya amat penting untuk mengekalkan kualiti bahan kimia yang digunakan untuk menghasilkan produk kepingan besi terawat yang dihasilkan oleh kilang yang saya bekerja itu.

Memang ada beberapa kes di mana syif malam saya langsung tiada staf yang datang bekerja. Begitu juga dengan syif siang. Namun syif siang risikonya berkurang kerana saya memang ada seorang penyelia yang bekerja di waktu pejabat kerana ada set ujian makmal lain yang hanya dibuat pada waktu pejabat.

Antara perkara yang saya lakukan untuk mengurangkan risikonya adalah:

1. Selalu ingatkan penyelia untuk sentiasa memantau kedatangan juruteknik di bawah seliaannya. Juruteknik adalah di bawah seliaannya dan mereka juga perlu ambil tahu tentang staf mereka walaupun mereka cuti pada hari itu. Contohnya apabila juruteknik datang lambat atau tidak datang langsung, mereka perlu memaklumkan kepada penyelia mereka dahulu berbanding eksekutif.

2. Latih kedua-kedua penyelia dan juruteknik supaya mahir semua ujian, tiada lagi pembahagian kerja mengikut ujian, multitasking orang kata.

3.  Meletakkan staf yang selalu datang lambat ini dengan staf yang tiada masalah kedatangan. Iya, staf yang tiada masalah ini memang akan merungut tetapi seperti saya, saya tidak sanggup memperjudikan kredibiliti saya. Pujuklah supaya bertahan untuk 2-3 bulan ke hadapan sementara anda mengambil tindakan melalui Jabatan Sumber Manusia.

4. Seperti biasa ambil tindakan mengikut yang digariskan oleh Jabatan Sumber Manusia, iaitu kaunseling, surat amaran dan sebagainya.

Pemotongan gaji juga salah satu cara untuk mengenakan tindakan kepada staf yang lambat. Apapun ia bergantung kepada pertimbangan anda.