6.3 Jangan Syok Sendiri

Membangun sistem jangan syok sendiri.

Syok sendiri yang saya maksudkan di sini adalah sesuatu sistem itu sangat sukar untuk dilaksanakan oleh staf. Ingat ya, memang sistem itu anda yang buat, tetapi apa gunanya sistem yang hebat namun sukar untuk dilaksanakan oleh staf.

Dek kerana hendakkan sistem yang terlalu sempurna hingga menjadi terlalu rumit bagi staf anda untuk mempraktikkannya. 

Contohnya dari segi penggunaan bahasa, gunakan bahasa yang mudah difahami. Pastikan tahap bahasanya berada pada tahap staf anda, bukan pada tahap anda. Contohnya mungkin pada tahap anda, anda mudah untuk memahami bahasa Inggeris, namun mungkin ada staf anda yang tidak mahir dengan Bahasa Inggeris jadi anda perlu membuatnya dalam bahasa Melayu. 

Daripada memaksa staf anda untuk belajar dan memahami Bahasa Inggeris yang mungkin entah bila akan mahirnya, baiklah anda mengambil inisiatif sedikit membuat juga dalam versi Bahasa Melayu. Apa yang dirisaukan nanti akibat daripada tidak memahami apa yang telah ditulis di dalam SOP, staf anda akan melakukan kesalahan yang sama berulangkali. 

Nasihat saya, SOP adalah untuk mereka yang membuat kerja itu, iaitu staf anda, bukannya anda. 

Pengalaman saya, saya akan banyak berbincang dengan staf semasa dalam proses menyiapkan SOP. Jika ada langkah-langkah dalam ujian di makmal di mana mempunyai beberapa pilihan untuk dibuat, saya akan bertanya yang mana di antara langkah-langkah tersebut yang mudah untuk mereka fahami dan lakukan. 

Saya juga akan meminta staf saya untuk membaca sesetengah SOP yang saya buat sebelum saya menghantarnya ke pihak atasan. Ramai yang mengganggap, iya, aku buat SOP ini supaya staf ikut arahan aku, tetapi pada saya tidak.

SOP adalah apa yang akan staf anda lakukan setiap hari, gerak kerja yang staf akan lakukan setiap hari, bukan arahan yang anda syok sendiri minta staf anda lakukan. 

Jika anda mengganggap SOP adalah arahan, itu yang terjadi banyak kes staf tidak mengikut apa yang ditulis di dalam SOP. Ini kerana ianya kurang releven bagi mereka, ataupun ia sukar diikuti oleh mereka kerana terlalu rumit. Tidak berpadanan dari segi praktikalnya. SOP adalah untuk anda menulis bagaimana cara kerja dibuat. 

Mungkin ada yang mengganggap baiknya saya ikut cakap staf. Iya, saya memang ikut cakap staf dalam bab ini kerana saya tidak mahu mereka mencari jalan pintas untuk tidak melakukan apa yang saya tulis di dalam SOP tersebut. Lebih baik saya siapkan terus jalan pintas tersebut asalkan ianya masih lagi releven pada saya dan masih lagi tidak mengurangkan kualiti keputusan ujian makmal saya. 

Mana yang perlu penegasan, tetap saya tegaskan di dalam SOP tersebut namun mana yang boleh diolah mengikut keadaan staf saya, saya akan lakukan apabila majoriti staf juga bersetuju. Kebiasaannya saya akan bertanya kepada beberapa orang staf akan perkara yang sama, dari setiap syif dan mendengar apa pandangan mereka.

Dengan langkah sebegini anda akan dapat mengurangkan tenaga dan masa anda untuk membuat semula SOP. Ini kerana dalam sistem SOP ini, jika walau satu perkataan sahaja ditukar, anda perlu membuat versi yang baharu untuk keseluruhan SOP tersebut. Jika di syarikat saya itu pula, saya perlu mendapatkan tandatangan beberapa orang atasan di mana pada saya sangatlah leceh. Jadi lebih baik saya membuat SOP yang betul-betul akan diikuti oleh staf berbanding saya membuatnya dalam keadaan staf tidak akan mengikut apa yang di dalam SOP tersebut dan saya terpaksa membuatnya semula.

Iya, ramai yang bersungut bahawa sistem pengurusan ini sesuatu yang memenatkan. Namun jika anda nampak hasilnya nanti, yang penat itulah yang akan menjadikan anda tidak penat pada masa akan datang.