Sebelum ini saya ada nyatakan bahawa setiap dokumen perlu mempunyai nombor bersiri.
Untuk apa nombor bersiri ini?
Antaranya supaya anda sebagai pengguna boleh tahu berapa dokumen yang ada dan dokumen manakah adalah versi dokumen yang terbaru.
Bayangkan anda telah memperbaharui cara kerja anda di dalam SOP namun staf anda masih mengikut cara yang lama kerana mereka merujuk dokumen SOP versi yang lama. Anda tidak mahu bukan?
Sebab itulah perlu ada nombor bersiri yang ditulis juga versi yang terbaru. Ini kerana anda perlu mengelakkan kesalahan yang sebegini. Anda harus mengelakkan staf menggunakan cara kerja lama jika cara kerja tersebut sudah dikemaskini dengan cara kerja yang terbaru. Memang agak membebankan apabila perlu ada nombor siri dan sebagainya, namun percayalah, ianya sangat membantu.
Di samping itu juga anda perlu pastikan semua dokumen yang boleh dilihat oleh staf anda diletakkan di tempat yang boleh dicapai oleh staf anda.
Teringat saya dahulu, walaupun kami telah menggunakan SOP dalam program di dalam komputer (kami ada program sendiri khas untuk SOP) namun staf saya masih meminta SOP di dalam bentuk kertas (hardcopy). Ini kerana mudah bagi mereka untuk mengakses pada bila-bila masa.
No comments:
Post a Comment