9.6 Medium Komunikasi

Memberi arahan kepada staf adalah sesuatu yang sangat mencabar pada saya pada permulaan saya mengambilalih jabatan saya dari senior saya.

Syif bekerja untuk jabatan saya adalah 24 jam dan saya perlu menunggu mereka yang berada di syif malam untuk masuk ke syif siang untuk memberitahu sesuatu arahan. Pening juga kepala dibuatnya kerana terpaksa memeram arahan tersebut beberapa hari sebelum dapat disampaikan kepada semua staf. 

Lalu saya menggunakan kertas memo yang ditampal di papan notis untuk memberitahu info dan arahan. Itu pun tidak menjadi juga kerana mereka selalu tidak melihat papan notis. Tidak sempat kata mereka dengan kerja yang banyak setiap hari, lagipun kedudukan papan notis itu dilihat tidak strategik. 

Hingga akhirnya saya berfikir di manakah mereka selalu melihat sesuatu perkara setiap hari. Ya, di buku laporan harian untuk penyelia, kerana untuk memindahkan papan notis itu ke tempat yang lebih strategik sepertinya tiada tempat lagi yang boleh diletak. 

Pada saya, saya seboleh-bolehnya tidak mahu memcampuradukkan buku laporan tersebut dengan arahan-arahan daripada saya kerana susah hendak merujuk semula nanti. Tapi hendak buat bagaimana, terpaksa juga.

Akhirnya memang berjaya.

Tiada lagi staf yang tertinggal arahan saya kerana mereka melihat buku itu setiap hari. Tambahan pula selepas mereka membacanya, mereka mesti menurunkan tandatangan di situ menyatakan bahawa sudah membaca dan memahaminya. Jika ada apa-apa persoalan boleh juga ditulis di situ.

Cuba pelbagai medium untuk berkomunikasi dengan staf sehingga berjaya. Mungkin di tempat kerja anda ada sistem komunikasi dalaman yang boleh digunakan.

Saya tidak menggalakkan komunikasi seperti aplikasi What's App dan seangkatan dengannya untuk memberi arahan. Ia kelihatan kurang formal dan rekod perbualan di aplikasi itu jarang disimpan di dalam bentuk kertas. Rekod adalah penting. Dalam proses audit kualiti untuk pengurusan, rekod adalah sangat penting. Ini berdasarkan pengalaman saya selama 5 tahun menjadi auditor kualiti pengurusan.

Bagi pemilik bisnes pula, walaupun anda mungkin tidak berhasrat untuk mempunyai sijil kualiti dalam pengurusan seperti sijil ISO dan sebagainya tetapi anda boleh mempraktikkan caranya. Pada permulaannya memang agak payah kerana melibatkan banyak dokumentasi namun apabila sudah siap dan sentiasa mempraktikkannya, pengurusan syarikat akan menjadi jauh lebih mudah.

InsyaAllah jika saya mempunyai syarikat sendiri, saya memang akan membangunkan sistem ISO dalam pengurusan untuk syarikat saya walaupun tidak berhasrat untuk mendapatkan sijil tersebut dan semestinya medium komunikasi adalah salah satu perkara terpenting dalam pengurusan staf ini.

Pelbagai masalah terutamanya masalah dengan staf akan timbul jika cara arahan dan komunikasi yang digunakan tidak berkesan.